Apa yang harus disiapkan untuk pertemuan bisnis

Apa yang harus disiapkan untuk pertemuan bisnis

Ikut presentasi dalam meeting atau rapat dengan atasan maupun klien memang membutuhkan banyak persiapan. Sebelum memulai meeting kita mesti memikirkan banyak hal supaya tidak terjadi kesalahan. Persiapan yang matang akan membuat meeting berjalan dengan lancar.

Tentu sebagai karyawan yang diminta mengurus segala keperluan atau menjadi peserta meeting harus mempersiapkan semua dengan baik. Berikut ada beberapa saran untuk anda yang akan mengikuti meeting.

1. Mempersiapkan Bahan Materi

Mempersiapkan bahan materi adalah kunci suksesnya meeting atau rapat. Buatlah bahan materi yang menyangkut topik pembahasan. Upayakan bahan materi yang anda buat sudah lengkap dan memang dibutuhkan. Gunakan slide pada Microsoft  Power Point dan buat tampilan semenarik mungkin. Ambil ringkasan-ringkasan dari materi yang ingin anda sampaikan untuk menghindari slide yang terlalu banyak. Jangan lupa, buat ringkasan kecil sebagai inti dari seluruh keseluruhan materi anda.

2. Cek Alat Presentasi

Mengecek peralatan presentasi sebelum dimulainya meeting atau rapat adalah hal paling penting. Peralatan presentasi yang diperlukan misalnya laptop, software, proyektor, screen, papan tulis, dan sebagainya juga tidak mengalami gangguan. Pastikan semua peralatan tersebut berfungsi dengan baik sebelum dimulainya meeting.

3. Belajar Bicara Di Depan Orang Banyak

Bila anda yang ditugaskan memaparkan presentasi maka perlu melatih cara berbicara yang baik. Kalau anda orang yang gugup dan tidak pandai berbicara di depan orang pelajari lah dasar-dasar public speaking. Selain itu, terapkan pula gaya bicara yang bisa diterima audiens. Ketika audiens dapat menangkap poin yang disampaikan maka anda berhasil mempresentasikannya.

4. Aktif

Ketika meeting atau rapat berjalan selalu ada pertanyaan yang muncul. Jika anda sebagai peserta, posisikan diri anda sebagai peserta yang aktif.  Anda bisa memberi masukkan atau aktif bertanya supaya tidak gagal paham dengan topik yang dibahas. Anda boleh sedikit bersikap kritis menanyakan hal-hal yang tidak anda paham. Dari sikap itu anda akan lebih terlihat menonjol dan menunjukkan rasa ingin tahu yang tinggi.

5. Menjadi Pendengar Yang Baik

Saran ini bisa anda terapkan pada saat meeting atau rapat. Bersikap terlalu aktif dengan banyak bicara bisa membuat pandangan orang lain kepada anda menjadi negatif. Hindari mengobrol hal yang tidak penting saat orang lain berbicara.

Baca Juga :   Perbedaan dari fixed currency exchange rate dan floating currency exchange rate

Jadilah pendengar yang baik ketika orang lain mempresentasikan materi atau sedang memberi tanggapan. Menjadi pendengar yang baik juga bisa membuka koneksi  antara anda dengan atasan atau klien.

Lakukan aktivitas kantor dengan suasana nyaman dan lingkungan alami. Semua akan lebih terasa tenang dan menyenangkan saat melakukan meeting bersama relasi bisnis dan rekan kerja anda. Crea Premium Building Bali hadir dengan lokasi terbaik yang memberikan kenyamanan dan fasilitas modern.

Crea memberikan banyak space untuk anda melakukan kegiatan meeting dan diskusi dengan rekan kerja.Terletak di kawasan ITDC Nusa Dua, Crea merupakan pilihan strategis karena berada di tengah lokasi bisnis sekaligus lokasi pariwisata terbaik. Karyawan dapat melepas penat setelah bekerja sepanjang hari tanpa banyak membuang – buang waktu untuk kegiatan mereka

Artikel ini disusun bersama Shannon O’Brien, MA, EdM. Shannon O’Brien adalah Pendiri dan Penasihat Utama Whole U. (lembaga konsultasi hidup dan karier di Boston, MA). Dengan memberikan saran, mengadakan lokakarya, dan pembelajaran lewat internet, Whole U. memberdayakan orang untuk mengejar karier dan menjalani hidup yang seimbang dan penuh makna. Shannon dinobatkan sebagai Pelatih Karier #1 dan Pelatih Hidup #1 di Boston, MA oleh para pengulas Yelp. Dia tampil di Boston.com, Boldfacers, dan UR Business Network. Shannon menerima gelar Master di bidang Teknologi, Inovasi, dan Pendidikan dari Harvard University.

Ada 22 referensi yang dikutip dalam artikel ini dan dapat ditemukan di akhir halaman.

Artikel ini telah dilihat 11.677 kali.

Rapat profesional memiliki banyak jenis, tergantung tema, tempat, formalitas, dan isi. Namun, apa pun jenisnya, Anda harus menyiapkan diri dengan baik. Sebelum rapat, ketahui peran apa yang diharapkan dari Anda dan apa tujuan Anda, siapkan data relevan serta materi presentasi, dan miliki pola pikir yang tepat untuk menampilkan kesan positif dan profesional pada rekan kerja atau klien.

Rapat yang efektif
menjadi sebuah hal yang harus dilakukan sehingga bisa memaksimalkan waktu yang dimiliki. Mungkin, Anda sering merasa jika rapat dilakukan secara tidak teratur dan memerlukan waktu begitu lama.

Baca Juga :   Tekanan sangat berhubungan dengan titik titik dan titik titik

Agar bisa menyiasati hal ini, lebih baik Anda mulai membuat sebuah agenda meeting yang jelas serta tertata baik dan rapi sehingga produktivitas kerja juga mengalami kenaikan.

Sebenarnya, mengadakan rapat efektif menjadi hal yang tidak sulit jika kita memiliki komitmen untuk mewujudkannya.

Cara Mengadakan Rapat yang Efektif

Agar dapat mengadakan rapat secara efektif. Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan dengan mudah:

Menyiapkan agenda rapat sejak awal

Jangan sampai Anda dan seluruh karyawan menyusun agenda rapat dengan mendadak. Contohnya, akan melakukan meeting di hari Kamis pagi, namun baru menyusun agenda di hari Rabu malam.

Tentu saja hal seperti ini bisa membuat rapat menjadi kurang efektif. Dengan hal ini, peserta rapat tidak akan mengetahui secara jelas seperti apa agenda yang akan dilaksanakan. Agar bisa mengatasinya, Anda dapat membuat agenda lebih awal.

Anda bisa memberikan seperti apa agenda tersebut pada peserta rapat, setidaknya beberapa hari sebelum rapat dilakukan. Dengan cara seperti ini, peserta bisa mengetahui dengan baik apa yang harus disiapkan, sehingga tidak memakan waktu.

Atur waktu dengan sebaik mungkin

Agar bisa melakukan
rapat yang efektif,
waktu harus diatur dengan sebaik mungkin. Anda harus mempertimbangkan jumlah waktu yang diperlukan untuk semua topik yang akan dibicarakan.

Contohnya, rapat berlangsung selama 2 jam, nantinya akan membahas 4 topik dalam sebuah agenda. Bayangkan berapa waktu yang dibutuhkan untuk semua topik. Antara satu topik dengan yang lainnya belum tentu membutuhkan waktu sama.

Contohnya satu topik memiliki pembahasan yang mendalam dan cukup berat sehingga harus membutuhkan waktu cukup lama. Anda juga harus mempertimbangkan waktu istirahat selama melakukan rapat.

Cari masukan dari anggota rapat

Cara lain agar rapat berjalan dengan efektif adalah mencari masukan dari anggota. Tanyakan pada semua peserta, apakah mereka memiliki saran berkaitan dengan topik rapat. Bila mereka memiliki saran, tanyakan mengapa topik ini harus didiskusikan.

Dengan hal ini, Anda bisa menambah agenda bila memang harus dibahas dengan baik. cara ini bisa membuat rapat menjadi semakin efektif dan produktif.

Baca Juga :   Penulisan tanggal di surat lamaran kerja
Identifikasi seluruh peserta

Tidak semua karyawan harus memberikan partisipasi ketika rapat. Tetapi, memberikan undangan pada peserta yang tepat harus dilakukan sehingga rapat berjalan secara efektif. Hal ini juga diselaraskan dengan tujuan yang sudah dibuat dari awal.

Agar bisa menyiasatinya, Anda bisa menanyakan pertanyaan, contohnya seperti siapa yang harus mengetahui informasi yang diberikan serta siapa yang bisa memberi fakta serta data pendukung dalam rapat.

Buat daftar pertanyaan

Sebelum rapat dilakukan, Anda bisa membuat daftar pertanyaan dari semua peserta. Pertanyaan tentu saja memiliki kekuatan begitu besar, selain itu pertanyaan akan membantu peserta menyiapkan dirinya sebelum menghadiri acara tersebut.

Bukan hanya itu, pertanyaan juga bisa membuat peserta mencari informasi dengan lebih mendalam serta menentukan opini yang dimiliki. Sehingga ketika datang ke rapat, mereka memiliki ide.

Selain itu, pembuatan daftar pertanyaan juga akan membuat
rapat yang efektif
lebih terwujud. Suasana akan menjadi aktif.

Tentukan proses yang nantinya dilakukan

Rapat akan berjalan secara efektif serta produktif ketika bisa menyampaikan proses yang diperlukan. Proses akan membantu mengetahui langkah yang dilakukan agar bisa memperoleh hasil akhir atau pengambilan keputusan.

Contohnya saja, waktu 10 menit dilakukan untuk membahas marketing yang dilakukan, kemudian 5 menit membahas mengenai eksekusi teknik tersebut.

Buat kesimpulan

Ketika rapat sudah selesai dilakukan, jangan lupa untuk membuat kesimpulan berkaitan dengan rapat yang sudah dilakukan. Anda juga bisa menentukan target apa yang nantinya akan dicapai berikutnya.

Tentukan agenda rapat yang selanjutnya akan dibahas mengenai apa. Dengan melakukan cara ini, Anda akan lebih mudah menentukan agenda meeting serta bisa mengembangkannya menjadi lebih baik lagi.

Membuat rapat menjadi lebih hidup memang bukan menjadi hal mudah, apalagi rapat yang berbelit-belit seperti menjadi sebuah tradisi yang terus menerus dilakukan. Sehingga, untuk mewujudkan
rapat yang efektif,
harus dimulai secara perlahan. Baca juga ulasan kami mengenai Town Hall Meeting di sini.

Apa yang harus disiapkan untuk pertemuan bisnis

Posted by: pskji.org